Оформлення закордонного відрядження: необхідні документи, строки їх подання та звітування за відрядженням
1. Подання документів.
Відповідно до п.п. 246, 247 “Інструкції з діловодства у Київському національному університеті будівництва і архітектури”, затвердженої Наказом ректора від 26.12. 2025 № 265/10/25, підставою для відрядження має бути заява та доповідна записка, або доповідна записка, в залежності від посади співробітника. Нижче розписані підходи щодо подання документів на закордонне відрядження в залежності від посади співробітника.
1.1. Для працівників, які НЕ є керівниками структурних підрозділів
Перелік документів: підстава для відрядження (запрошення / договір / виграний індивідуальний грант тощо), заява, зобов’язання щодо повернення (для військово зобов’язаних), довідка з відділу кадрів (для військово зобов’язаних).
А) заява працівника на ім’я керівника структурного підрозділу
Б) Підстава для відрядження (запрошення / виграний індивідуальний грант тощо).
Підстава для відрядження перекладається самостійно. Переклад НЕ потребує погодження та будь-яких підписів.
В) Для осіб призовного віку підписується зобов’язання щодо повернення (додаток 3).
Г) Для осіб призовного віку, які потребують лист-клопотання від МОН, довідка з відділу кадрів, про те, що вони працюють в університеті.
Процедура подання
Заява + підстава для відрядження та її переклад + зобов’язання щодо повернення (для осіб зазначених у підпункті В) подається керівнику структурного підрозділу.
Керівник структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник, готує доповідну записку на ім’я ректора, з обґрунтуванням необхідності та мети відрядження (додаток 4).
(Обґрунтування може бути:
- участь в проєкті (вказати назву та номер проєкту, а також, дату та номер наказу, за яким працівник входить до складу робочої групи проєкту / виконавців проєкту);
- участь у міжнародних семінарах/конференціях;
- участь в освітніх заходах у статусі лектора/учасника/запрошеного лектора (зазначити підставу: договір між університетами / Меморандум про співпрацю між університетами / персональне запрошення тощо);
- стажування в рамках академічної мобільності (додати запрошення / підписаний Learning agreement / запрошення тощо);
- участь у заходах щодо обміну досвідом;
- тощо.)
До доповідної записки додаються:
- Заява співробітника;
- Підстава для відрядження та її неофіційний переклад;
- Зобов’язання щодо повернення (для осіб призовного віку).
Усі додатки скануються у pdf-форматі (можна одним файлом) і завантажуються у СЕД разом із доповідною запискою.
Доповідна записка завантажується в СЕД університету керівником структурного підрозділу, підписується його електронним підписом, направляється «НА РОЗГЛЯД» ректору університету. ОБОВЯЗКОВИМ є візування доповідної записки деканом факультету та проректором з наукової роботи та інноваційного розвитку Олександром КОВАЛЬЧУКОМ.
Приклад доповідної записки (додаток 4).
Довідка з відділу кадрів повинна бути передана співробітником до Центру міжнародного співробітництва і партнерства (к.141, Головного корпусу, праве крило, перший поверх АБО у теку комірки 18 канцелярії КНУБА АБО скановану копію довідки надіслати на електронну адресу international.centre@knuba.edu.ua). Довідка повинна бути дійсною на момент подачі її до МОН. Термін дії довідки НЕ БІЛЬШЕ 1 місяця. Довідка на МОН подається не раніше ніж за два тижні до запланованої дати відрядження.
1.2. Для працівників, які Є керівниками структурних підрозділів
Якщо співробітник університету обіймає посаду керівника одного із структурних підрозділів, він може:
1.2.1 Особисто подати доповідну записку ректору.
Перелік документів: підстава для відрядження (запрошення / договір / виграний індивідуальний грант тощо), зобов’язання щодо повернення (для військово зобов’язаних), довідка з відділу кадрів (для військовозобов’язаних, які потребують лист-клопотання від МОН).
А) Для осіб призовного віку підписується зобов’язання щодо повернення (додаток 3).
Б) Для осіб призовного віку, які потребують лист-клопотання від МОН, довідка з відділу кадрів, про те, що вони працюють в університеті.
Процедура подання
Співробітник особисто на себе готує доповідну записку на ім’я ректора з обґрунтуванням необхідності свого відрядження.
Приклади доповідних записок:
До доповідної записки додаються:
- Підстава для відрядження та її неофіційний переклад;
- Зобов’язання щодо повернення (для осіб призовного віку).
Усі додатки скануються у pdf-форматі (можна одним файлом) і завантажуються у СЕД разом із доповідною запискою.
Доповідна записка завантажується в СЕД університету, підписується електронним підписом, направляється «НА РОЗГЛЯД» ректору університету. ОБОВ’ЯЗКОВИМ є візування доповідної записки безпосереднім керівником співробітника (наприклад, для завідувача кафедрою – деканом, для декана – Першим проректором тощо) та проректором з наукової роботи та інноваційного розвитку Олександром КОВАЛЬЧУКОМ.
Довідка з відділу кадрів повинна бути передана співробітником до Центру міжнародного співробітництва і партнерства (к. 141, Головного корпусу, праве крило, перший поверх АБО у теку комірки 18 канцелярії КНУБА АБО скановану копію довідки надіслати на електронну адресу international.centre@knuba.edu.ua). Довідка повинна бути дійсною на момент подачі її до МОН. Термін дії довідки НЕ БІЛЬШЕ 1 місяця. Довідка на МОН подається не раніше ніж за два тижні до запланованої дати відрядження.
1.2.2 Подати через безпосереднього керівника
Перелік документів: заява на ім’я безпосереднього керівника; підстава для відрядження (запрошення / договір / виграний індивідуальний грант тощо), зобов’язання щодо повернення (для військовозобов’язаних), довідка з відділу кадрів (для військовозобов’язаних, які потребують лист-клопотання від МОН).
У випадку, коли керівник структурного підрозділу подає документи на відрядження не самостійно через СЕД, процедура подання відповідає описаній у пункті 1.1. Заява у такому випадку пишеться на ім’я безпосереднього керівника структурного підрозділу (тобто, завідувач кафедри пише на ім’я декана, декан – на ім’я Першого проректора тощо). Заява + підстава для відрядження та її переклад + зобов’язання щодо повернення (для осіб зазначених у підпункті В пункту 1.1 (додаток 3)) подається безпосередньому керівнику керівника структурного підрозділу.
Процедура подання
Безпосередній керівник готує доповідну записку на ім’я ректора і діє, так само як описано у процедурі подання пункту 1.1. Виключення!!!! Доповідна записка ОБОВ’ЯЗКОВО візується тільки проректором з наукової роботи та інноваційного розвитку Олександром КОВАЛЬЧУКОМ.
Довідка з відділу кадрів повинна бути передана співробітником до Центру міжнародного співробітництва і партнерства (к. 141, Головного корпусу, праве крило, перший поверх АБО у теку комірки 18 канцелярії КНУБА АБО скановану копію довідки надіслати на електронну адресу international.centre@knuba.edu.ua). Довідка повинна бути дійсною на момент подачі її до МОН. Термін дії довідки НЕ БІЛЬШЕ 1 місяця. Довідка на МОН подається не раніше ніж за два тижні до запланованої дати відрядження.
1.3. Для проректорів
Перелік документів: підстава для відрядження (запрошення / договір / виграний індивідуальний грант тощо).
Процедура подання
У СЕД подається доповідна записка, яка складається на ім’я ректора, з обґрунтуванням необхідності та мети відрядження.
(Обґрунтуванням може бут:
- участь у проєкті (вказати назву та номер проєкту, а також, дату та номер наказу, за яким працівник входить до складу робочої групи проєкту / виконавців проєкту;
- участь у міжнародних семінарах/конференціях;
- участь в освітніх заходах у статусі лектора/учасника/запрошеного лектора (зазначити підставу: договір між університетами / Меморандум про співпрацю між університетами / персональне запрошення тощо);
- стажування в рамках академічної мобільності (додати запрошення / підписаний Learning agreement / запрошення тощо);
- участь у заходах щодо обміну досвідом;
- тощо.)
До доповідної записки додаються:
- Підстава для відрядження та її неофіційний переклад.
Доповідна записка із додатком завантажується в СЕД університету, підписується електронним підписом, направляється «НА РОЗГЛЯД» ректору університету.
2. Подальші дії :
Підписаний наказ на відрядження та лист-клопотання від МОН до ДПСУ будуть надіслані на особисту корпоративну електронну пошту співробітника відповідно до термінів їх підписання та отримання.
Якщо відшкодування витрат за відрядження будуть здійснюватися за рахунок коштів КНУБА (за рахунок коштів проєкту), необхідно звернутися до фахівця ЦМСП Юлії Іващенко (кімн. 129 Головного корпусу, або за номером тел. 044-241-55-75), для уточнення переліку документів, які потрібно підготувати для підтвердження понесених фінансових витрат для відшкодування.
3. Після повернення з відрядження.
Якщо відшкодування витрат за відрядження будуть здійснюватися за рахунок коштів КНУБА (за рахунок коштів проєкту), після повернення з відрядження необхідно з’явитися в триденний термін до фахівця ЦМПС Іващенко Юлії (бухгалтерія, кімната 129 Головного корпусу) та оформити належним чином всі фінансові звітні документи (квитки, рахунки за проживання тощо).
За консультацією з цього питання можна звертатися до Юлії Іващенко за номером тел. 044-241-55-75, або в кімн. 129 ГНК.
(за роз’ясненнями чи додатковими питаннями звертайтесь до провідного фахівця ЦМСП
Найдьон Алли Миколаївни за номером телефону: (093) 580-04-26)